WEGWEISER TO GO – für KMU – Prioritäten

IMAG1683Mr. President, wie setzen Sie Ihre Prioritäten?!

Womit fange ich bloß an? Mit dem Aktenberg rechts von mir? Oder sollte ich lieber erst den Kunden zurückrufen? Ach, ich brauch erst einmal ein Päuschen! Aber dann leg ich los!!

Oft wissen wir nicht, wie wir am besten anfangen unsere Aufgaben abzuarbeiten. Das liegt oftmals nicht an unseren Kenntnissen oder unserem Wissenstand. Im Gegenteil, wir wissen nur zu gut, was unsere Aufgaben sind. Dennoch stehen wir ab und zu wie Ochs‘ vorm (Aufgaben-)Berge und fragen uns: Wie soll ich das nur bewältigen? Und womit fange ich an?

Fragen wir doch den 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten Dwight D. Eisenhower! Er hat eine Matrix entwickelt, in der Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit innerhalb einer Matrix kategorisiert und priorisiert werden.

 

wichtig

nicht wichtig

Terminieren und selbst erledigen

Sofort selbst erledigen

Ablage P“ (Papierkorb)

Nicht bearbeiten, sondern

Zeit für Entspannung nutzen

Delegieren an kompetente Mitarbeiter

nicht dringend     →           →             dringend

 

Die Matrix hilft dabei, eine sinnvolle Arbeitseinteilung zu gestalten. Dabei geht es um die ehrliche Bewertung von den Aufgaben. Halten wir uns nicht allzu oft mit scheinbar wichtigen Aufgaben auf, obwohl eine dringlichere Aufgabe nur darauf wartet, von uns erledigt zu werden? Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe: Wie wichtig ist diese Aufgabe, um mein Projekt- bzw. Arbeitsziel zu erreichen? Oder bewerte ich sie als wichtiger, weil mir bewusst ist, dass die Erledigung sehr einfach ist? Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben mit Bezug auf Ihr Projekt!

Wichtig & nicht dringend: Für diese Aufgaben genug Zeit einplanen, denn auf sie kommt es. Beispiel: Zeitpläne für ein anstehendes Projekt erarbeiten. Legen Sie einen Zeitpunkt fest, wann sie diese Aufgabe bearbeiten werden.

Wichtig & dringend: An die Arbeit und direkt zu erledigen. Versuchen Sie, diese Aufgaben in Zukunft zu vermeiden, sodass in diese Kategorie so wenig Aufgaben wie möglich fallen. Auch hier die kritische Hinterfragung: Sind diese Aufgaben nur dringlich oder auch wirklich wichtig?!

Nicht wichtig & aber dringend: An andere kompetente Mitarbeiter delegieren.

Nicht wichtig & nicht dringend: Diese Kategorie so klein wie möglich halten. Hier planen Sie Ihre Zeit für Pausen und Entspannungsphasen ein.

Und im Nu ist Ihr Aufgabenberg zu einem überschaubaren Hügel geschrumpft.

Thank you, Mr. President!

Wenn Sie Inspiration erhalten möchten, wie Sie als Arbeitgeber Ihre Arbeitsaufgaben noch effizienter einteilen können, dann zögern sie nicht uns für eine Beratung zu kontaktieren. Kostenfreie Orientierungsberatung zur betrieblichen Situation – vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Gesprächstermin. Telefon +49(0) 30 49207072; email: info(a)gtd-pe.de